Companiile care trec la facturarea electronica a clientilor pot economisi sume importante de bani, arata un raport al Comisiei Europene. In plus, acest serviciu ajuta firmele sa tina mai usor evidenta facturilor primite de la furnizori si imbunatateste procesul de solutionare a reclamatiilor.
Multe IMM-uri pregatesc facturile folosing o aplicatie office (Word, Excel), pe care o tiparesc si o trimit prin posta. Informatia de pe hartie este una de tip text. Acest lucru nu se schimba, daca fisierul este transformat intr-un PDF si este trimis prin email.
Cei care primesc facturile vor fi nevoiti sa reintroduca datele respective manual in propriul sistem informatic. Rolul facturarii electronice este de a asigura un transfer structurat al datelor, care sa respecte cerintele fiscale, de la furnizor la cumparator.
Costuri mai mici cu angajatii
Emiterea de facturi in sistem clasic genereaza costuri cu imprimarea, cu plicurile, timbrele postale si alte cheltuieli de expediere. Acestea ajung de multe ori sa reprezinte 10% din valoarea facturilor, precizeaza un raport al Comisiei Europene despre
e-Facturare.
Alegerea unei solutii de facturare electronica nu numai ca ar elimina aceste cheltuieli, dar ar aduce si alte beneficii suplimentare.
Un angajat de la departamentul de clienti poate procesa in mod normal intre 5.000-15.000 de facturi pe an. Prin e-facturare, economiile de costuri cu acesti angajati pot reprezenta intre 5-15 euro pe factura.
Cheltuielile administrative se reduc
Beneficiile sunt maxime atunci cand atat facturile emise, cat si cele primite sunt procesate electronic. Costuri suplimentare apar la procesarea facturilor pentru arhivare, prin introducerea manuala a datelor si codare. Costul total al procesarii unei facturi de hartie ajunge sa reprezinta 20 euro, estimeaza raportul Comisiei Europene.
Prin canalele electronice, aceste proceduri nu mai sunt necesare, deoarece datele din facturi pot fi importate automat, in timp real, in sistemul informatic al companiei. In acest fel, nu apare nicio eroare, deoarece anumite date cheie sunt folosite pentru a verifica acuratetea informatiilor.
Si activitatea de solutionare a reclamatiilor este imbunatatita. Pe de o parte, se evita aparitia unor nemultumiri legate de facturare si se poate automatiza, in timp real, schimbul de informatii intre furnizor si comparator.
Beneficiile cresc pentru firmele mari
La nivelul UE, facturarea electronica a fost implementata mai intai de marile companii, care apoi au fortat furnizorii proprii sa adopte solutii similare. Din acest motiv, multe IMM-uri au trecut la acest sistem.
Beneficiile depind in principal de numarul de angajati si de numarul de facturi. Calculele Comisiei Europene arata ca pentru o firma de consultanta cu 5 angajati, care emite 100 de facturi pe an, economia de costuri ajunge la 1.500 euro.
Banii economisiti ajung chiar si la 1,7 milioane euro pe an pentru o companie din domeniul bunurilor de consum cu 200 de angajati, ce emite 280.000 facturi pe an.
Unele state elimina facturile de hartie din sectorul public
Gradul de utilizare difera in UE, de la mai putin de 3% dintre facturi fiind in forma electronica la peste 30% in unele tari. Din estimarile Comisiei Europene, in jur de 1 milion de companii folosesc – intr-o forma sau alta - servicii de e-facturare din cele 23 milioane de firme.
In multe tari, un rol major in promvarea acestui sistem il are chiar statul. De exemplu, in Spania, emiterea de facturi electronice va fi obligatorie pentru toti furnizorii administratiei publice din noiembrie 2010.
Guvernul finlandez a anuntat ca va accepta doar facturi electronice din ianuarie 2010, iar toate agentiile guvernamentale vor fi pregatite sa emita e-facturi pana la finalul lui 2010.
In Suedia, achizitiile publice sa fac doar prin e-facturare din iulie 2008, iar Italia a demarat un plan de tranzitie la acest mod de facturare pentru sectorul public. Guvernul danez a eliminat inca din 2005 facturile de hartie din sectorul public si estimeaza ca a economisit pana la 100 milioane euro pe an din banii contribuabililor.
|
Nr. angajati
|
Domeniul
|
Nr. facturi emise pe an
|
Economii potentiale (euro)
|
|
5
|
Consultanta
|
100
|
1,500
|
|
50
|
Electronica
|
20,000
|
180,000
|
|
200
|
Farmaceutice
|
40,000
|
320,000
|
|
200
|
Bunuri de consum
|
280,000
|
1,680,000
|
Ne puteți urmări și pe pagina noastră de Facebook sau pe Google News
