Recuperarea datoriilor prin intermediul somatiei sau ordonantei de plata prezinta avantajul economiei de timp si de bani. Pentru a fi sigure insa ca procedura va oferi rezultate pozitive, firmele trebuie sa respecte o serie de reguli de baza inca din momentul emiterii facturii.
Succesul recuperarii datoriilor de la debitori depinde nu doar de puterea de negociere ci si de respectarea unor reguli de baza inca din momentul incheierii contractului sau facturarii beneficiarului produselor sau serviciilor.
Pentru a-si maximiza sansele de recuperare a datoriilor, firmele trebuie sa tina cont de urmatoarele elemente:
1. Completarea corecta a facturii. Atentie! Atunci cand factura este emisa in baza unui contract si se doreste prevalarea de prevederile acestuia, factura trebuie sa contina referinta corecta la contract. In lipsa mentionarii contractului sau a mentiunii gresite, se poate considera ca nu exista contract asociat facturii. Daca nu exista contract asociat facturii, creditorul nu se mai poate baza pe prevederile contractului si deci, printre altele, nu se vor mai putea cere penalitatile prevazute de contract, ci doar dobanda legala.
2. Obtinerea acceptarii prestarii serviciilor/ livrarii de bunuri. In cazul prestarilor de servicii, prestatorul trebuie sa emita factura fiscala si sa o inmaneze beneficiarului, care trebuie sa semneze si sa stampileze factura si sa o returneze creditorului. Cu aceasta factura, creditorul va putea cere in instanta emiterea unei somatii de plata sau ordonante de plata.
3. Identitate intre contract, factura si bunurile/serviciile livrate/prestate. In acelasi timp, in cazul livrarii de bunuri, daca produsele livrate sunt altele decat cele facturate sau aratate in contract se poate considera ca s-a livrat altceva decat s-a convenit in contract sau decat s-a facturat. Si exista riscul respingerii actiunilor depuse in instanta.
In cazul livrarilor de bunuri este necesar ca pe langa factura semnata si stampilata sa existe si avizul de livrare a marfurilor semnat si stampilat de beneficiar – de asemenea, nu trebuie neglijata nici data livrarii – receptiei marfurilor care trebuie sa existe pe documentul in cauza. Data este necesara mai ales atunci cand contractul prevede ca plata trebuie facuta intr-un termen oarecare de la livrarea marfurilor. In plus, trebuie sa existe identitate intre produsele livrate si cele facturate.
4. Stabilirea momentului scadentei. In cazul in care exista contract in care se prevede ca plata trebuie efectuata in termen de X zile de la primirea facturii, creditorul trebuie, in mod necesar, sa obtina pe factura sa ori pe un document care sa faca referire la factura – data primirii facturii.
Acest fapt este necesar deoarece daca nu se poate stabili cu certitudine data primirii facturii atunci nici scadenta stabilita in functie de acea data nu poate fi determinata. Iar daca scadenta nu poate fi determinata atunci nici debitul nu este scadent.
Iar daca totusi factura este semnata si stampilata, si prin aceasta devine clara primirea, dar totusi nu poate fi determinata scadenta, atunci nici penalitatile sau dobanda legala nu vor putea fi obtinute, intrucat nu se va putea determina cu precizie momentul de la care incep sa se calculeze aceste penalitati.
5. Confirmarea sau recunoasterea de sold. Trimestrial, daca nu chiar lunar, creditorul trebuie sa ceara debitorului confirmarea sau recunoasterea soldului existent la o anumita data, iar daca aceasta confirmare nu este obtinuta, creditorul ar trebui sa inceteze sa mai presteze servicii sau sa livreze marfuri catre acel debitor. De aceea, este bine ca relatiile de lunga durata sa fie reglementate de un contract prin care, in cazul lipsei confirmarii de sold sau a recunoasterii de debit, prestatorul sa isi rezerve dreptul, de a suspenda sau chiar inceta efectele acestuia.
6. Confirmarea primirii facturii. In cazul trimiterii facturilor prin posta, este bine sa se faca intotdeauna o trimitere recomandata cu confirmare de primire. Altfel, debitorul poate argumenta ca nu a primit facturile si deci acestea nu sunt scadente. In acelasi timp, prin contract ar trebui reglementat ca debitorul care nu a facut obiectiuni la factura intr-un termen de la primirea acesteia, a acceptat tacit produsele sau serviciile facturate.
Daca debitorul refuza primirea facturilor atunci creditorul va trebui sa trimita facturile prin executor judecatoresc – deoarece in acest caz chiar daca se refuza primirea – legea considera facturile comunicate;
7. Corespondenta permanenta. Este recomandat sa existe permanent o corespondenta scrisa cu beneficiarul – chiar si pe email, deoarece la nevoie aceasta corespondenta poate folosi intr-un eventual proces.
Trebuie stiut ca eventualul creditor trebuie sa incerce permanent sa obtina o recunoastere scrisa, fara obiectiuni, a obligatiei de plata a beneficiarului, dar mai ales sa ceara sfatul avocatului specializat, pentru a individualiza solutia ce trebuie urmata in cazul respectiv.
Radu Sora este Avocat Titular in cadrul
Cabinetului de Avocatura Radu Sora (Cabinet membru al retelei International Jurists), Arbitru la Curtea de Arbitraj Comercial International de pe langa Camera de Comert si Industrie a Romaniei si membru al Colegiului Mediatorilor
Ne puteți urmări și pe pagina noastră de Facebook sau pe Google News
